Bestyrelsesmøde referat

Søndag den 16. november 2025, kl. 10:00

Deltagende: Christian og Dan
Afbud: Hanne-Lene, Heidi
Fraværende: Lars
Suppleanter ikke tilstede: Kevin, Allan

1 Dirigent og referent

Dirigent, Dan
Referent Christian

2 Godkendelse af dagsorden

Dagsorden godkendes, med forbehold punkter der ikke kan behandles grundet afbud. 

3 Status på vejene

Vejene ser fine ud.

Ny vejmand har budt ind. Simon Petersen.
Der er som udgangspunkt ikke andre end Simon der kan varetage opgaven, Simon overtager fra den tidligere vejmand som stopper med udgangen af 2025.
Note fra Christian: Sidevej til Emuvej bør medregnes (pålægges grus)

4 Opfølgning fra sidste møde

• Mejsevej 5 – Der er udarbejdet et aftalegrundlag som Heidi sender til Kristian og Kirsten. Når dette godkendes, må punktet ses som afsluttet.
• Plantekasser – Dan og Christian laver en arbejdsdag i det nye år, hvor der bygges en ny plantekasse ved Musvitvej. 
• Hjertestarter – Ansøgning skal være inden 1. marts. De rigtig gode argumenter:  Afstand mellem strand og nærmeste hjertestarter. Dan sender udkast til bestyrelsen.
• Kongsmarksvej 85 - Kommunen har angiveligt rettet henvendelse til ejer.
• Sti til strand – Vi rydder sand ned til svellerne i foråret med gummiged.
• Blind vej – Kommunen vil sætte et ”lukket vej”-skilt op. Mejsevænget er som udgangspunkt ikke en blind vej hvorfor vi ikke kan få et sådanne skilt opsat.

5 Nye ejere 

Dan udleverer vin og velkomst brev til følgende adresser.

6 Status på økonomi

• Alle har betalt kontingent for 2024/2025. 
• 2 matrikler har betalt for meget kontingent, Christian henvender sig med svarfrist; hvis der ikke svares anses det for meget indbetalte som bidrag til foreningens drift. 
• Foreningens drift er sund

7 Næste møde

Forslag 1 februar kl. 10, Musvitvej 1 (Christian).   

8 Årshjul

Regnskab:

• Honorarer og vederlagt sættes til fast at forfalde sidste bankdag i maj.
  • Formand
  • Kasserer
  • Webmaster
• Grønt område og plantekasser vedligehold betales for sæson (forår- efterår) og forfalder i med udgangen af oktober.

9 Status på hjemmeside 

1. Fast punkt fremadrettet. 
2. Hjemmeside nu flyttet til https://sohjemgaarden.dk i stedet for https://solhjemgådrden.dk.
   • Motivation: ”å” er problematisk for hjemmeside adresser. Ensretning af IT, herunder mailadresser, kræver domæne uden problemer. Den gamle hjemmeside videresender til den nye. 
3. Godkendte referater lægges nu på hjemmesiden. 

10 Privatlivspolitik og foreningsadministration

1. Der skal i foreningen udarbejdes en fortegnelse, en privatlivspolitik samt indhentes databehandleraftaler.
   Vedledning kan findes: https://frivillighed.dk/guides/regler-for-persondata-i-foreninger

2. Christian sender udkast til fortegnelse og privatlivspolitikken, når han har bekræftet krav til opbevaring af personoplysninger ift. regnskab med danske bank og / eller skat.

11. Eventuelt

Ingen bemærkninger.